对于中小型企业来说，档案管理一直是个让人头疼的问题。
文件越来越多，地方越来越小。
老板们常常面临一个选择：是自己组建一个团队来管理，还是找专业的公司来做？
这就是我们今天要聊的话题：档案外包咨询 VS 自建团队。
1. 自建团队：看起来很美，做起来很难
很多老板觉得，自己的员工最了解公司，自己管档案最放心。
这确实是一个优点。员工熟悉业务，找文件可能更快。
但是，自建团队也有很大的缺点。
首先是成本高。
你需要给档案管理人员发工资，交社保。还要给他们买办公桌、文件柜、电脑。这是一笔不小的开销。
其次是专业度不够。
档案管理其实是一门技术活。怎么分类？怎么保存？怎么防潮防火？普通员工可能并不懂这些。一旦发生意外，比如火灾或丢失，损失可能无法挽回。
2. 档案外包咨询：省心省力的选择
现在，越来越多的企业开始选择档案外包服务。
这到底有什么好处呢？
第一，更省钱。
你不需要养一个专职团队。只需要根据工作量付服务费。算下来，往往比自己养人要便宜。
第二，更专业。
外包公司天天都在做档案管理。他们有专业的设备，有严格的标准流程。他们知道如何保护好你的文件。
第三，更灵活。
如果你的档案突然增多，外包公司可以立刻加派人手。如果你的档案减少了，服务也可以相应减少。企业不需要担心人员闲置的问题。
3. 中小企业该怎么选？
说了这么多，到底哪种方式更适合中小企业呢？
我们可以这样看：
如果你的档案数量很少，只有几盒文件，而且不需要经常查阅。那么，指定一个细心的员工兼职管理一下就可以了。
如果你的档案数量很多，或者涉及很多重要的合同、机密资料。那么，选择档案外包咨询绝对是明智之举。
把专业的事情交给专业的人做。
这样，老板和员工都能从繁琐的文件堆里解脱出来，把精力放在更重要的业务发展上。
总的来说，对于大多数渴望发展的中小企业而言，档案外包咨询在成本控制和专业管理上都完胜自建团队。
